Per quanto tempo puoi conservare i CV dei candidati?
Quanto tempo si possono conservare i CV secondo il GDPR? Come definire un periodo di conservazione corretto, cancellare i dati e gestire le candidature spontanee.
“Per quanto tempo posso tenere i CV che ricevo?” è una delle domande più frequenti — e una di quelle su cui si sbaglia più spesso, conservando curriculum per anni “nel caso servano”. Il GDPR non fissa un numero preciso, ma stabilisce un principio chiaro. Vediamo come applicarlo.
Nota: contenuto informativo, non consulenza legale. Per la tua situazione specifica, verifica con un professionista o con il tuo DPO.
Non esiste un termine fisso, esiste un principio
Il GDPR non indica “X mesi” validi per tutti. Stabilisce il principio di limitazione della conservazione: i dati vanno conservati per il tempo necessario a raggiungere la finalità per cui sono stati raccolti, e non oltre. Sta al titolare definire un periodo proporzionato e giustificabile, documentarlo e rispettarlo.
Come definire il periodo giusto
Distingui in base alla finalità:
- Candidatura per una posizione aperta: una volta chiusa la selezione, la finalità è esaurita. I dati dei candidati non selezionati vanno conservati solo per il tempo necessario a gestire eventuali contestazioni o riproposte, poi cancellati.
- Candidature spontanee / archivio per future opportunità: qui serve una base (tipicamente il consenso) e un termine ragionevole, trascorso il quale i dati vanno cancellati o il consenso rinnovato.
Molte aziende adottano periodi nell’ordine di alcuni mesi fino a circa un anno per l’archivio candidati, ma la cifra esatta va scelta e motivata in base alla tua realtà — non copiata a caso.
La regola d’oro: decidi, documenta, rispetta
- Decidi un periodo di conservazione per ciascuna finalità.
- Comunicalo nell’informativa privacy che dai al candidato.
- Rispettalo cancellando davvero i dati alla scadenza.
Il punto critico è l’ultimo: definire un termine e poi non cancellare nulla è peggio che non averlo definito, perché dimostra di non rispettare la propria stessa policy.
Cancellare non è “spostare in una cartella”
Alla scadenza, i dati vanno effettivamente eliminati, comprese le copie sparse: allegati nelle email, file scaricati sul desktop, fogli di lavoro condivisi. È qui che la gestione via email e Excel rende quasi impossibile una cancellazione completa e verificabile.
Automatizza la conservazione e la cancellazione
Tenere traccia manualmente di quando è scaduto il termine di ogni candidatura è irrealistico. Assumi centralizza tutte le candidature in un unico posto, con il consenso e le tempistiche tracciati: sai sempre quali dati stai conservando, con quale base e da quanto tempo — così cancellare al momento giusto diventa semplice e documentabile.
Fa parte della gestione GDPR dei dati dei candidati, insieme alla raccolta del consenso. Assumi è l’ATS per i team HR delle PMI italiane, oggi in closed beta.